ARSIP, ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIK

A. PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

ISO Standard 15489-1 memberikan tiga prinsip berikut dalam program manajemen arsip.

1.      Arsip dibuat, diterima dan digunakan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan bisnis, kepatuhan terhadap peraturan yang ada, organisasi harus menciptakan dan memelihara arsip yang otentik, reliabel dan dapat digunakan, serta melindungi integritas arsip tersebut sepanjang diperlukan.

2.      Aturan-aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip dan metadata harus dipadukan ke dalam prosedur-prosedur yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti bagi aktivitasnya.

3.      Perencanaan keberlangsungan bisnis dan langkah-langkah kontigensi harus menjamin bahwa arsip-arsip yang vital bagi berjalannya fungsi organisasi diidentifikasi sebagai bagian dari analisis risiko dan dilindungi serta dapat dipulihkan bila diperlukan.

            Di samping itu, standar tersebut mensyaratkan beberapa karakteristik berikut agar suatu sistem pengelolaan arsip dapat beroperasi secara efektif dan efisien.

a. Andal

       Sistem pengelolaan arsip harus dapat:

1)      menjaring (capture) secara rutin semua arsip dari seluruh kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;

2)      menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi;

3)      melindungi arsip dari perubahan atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang;

4)      berfungsi secara rutin sebagai sumber utama dari informasi tentang kegiatan yang terekam dalam arsip;

5)      menyediakan akses terhadap semua arsip berikut metadatanya.

b. Utuh

            Sistem pengelolaan arsip harus dilengkapi dengan sarana pengendali sehingga mampu mencegah akses, perubahan, pemindahan atau pemusnahan arsip dari pihak yang tidak berwenang.

c. Sesuai peraturan

            Sistem pengelolaan arsip harus memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman dan petunjuk teknis yang terkait.

d. Menyeluruh

            Sistem pengelolaan arsip harus mampu mengelola seluruh arsip yang diciptakan organisasi dalam bentuk corak apa pun.

e. Sistematik

            Sistem pengelolaan arsip harus mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi. Selain itu, sistem pengelolaan arsip dinamis juga harus memiliki kebijakan, pembagian tanggung jawab dan metode yang akurat untuk kepentingan pengelolaannya sebagai sebuah sistem.

B. PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP

            Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continuum).

1. Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle)

            Selama beberapa dekade mode daur hidup mendominasi praktik pengelolaan arsip di dunia internasional. Secara ringkas pendekatan ini berpendapat bahwa arsip menjalani suatu seri berurutan mulai dari fase kelahirannya sebagai arsip (penciptaan), diikuti dengan fase kehidupan aktifnya (pemeliharaan dan penggunaan) dan selanjutnya fase penentuan nasib akhirnya (yakni simpan sebagai arsip statis, dimusnahkan atau diserahkan ke pihak lainnya) yang ditetapkan oleh pemerintah (arsip nasional) dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, finansial, historikal, kurtural, terhadap arsip tersebut. Terdapat pula yang membagi fase daur hidup tersebut ke dalam 5 fase utama, yakni penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dalam setiap fase ini terdapat berbagai elemen dan aktivitas.

            Pada akhir daur hidup awal ini, arsip akan memasuki daur hidup kedua, yakni daur hidup sebagai arsip statis. Di sini terdapat aktivitas penilaian arsip yang bernilai jangka panjang, selanjutnya diakuisisi, diberi informasi (deskripsi), dipelihara dan disediakan untuk diakses oleh masyarakat.

Gambar 1.2.

Pendekatan Daur Hidup

            Namun demikian, terdapat pendapat bahwa pendekatan ini hanya memadai untuk dipakai terhadap arsip-arsip berbasis kertas dan tidak sesuai untuk menangani arsip dalam era informasi di mana arsip semakin virtual, dinamis serta tergantung pada teknologi. Keberadaan arsip konvensional dan arsip elektronik saat ini merupakan tantangan bagi penerapan model daur hidup ini.

            Fokus dari pendekatan daur hidup arsip adalah proses-proses rutin. Hanya sedikit pertimbangan yang diberikan mengenai arsip-arsip apa yang perlu diciptakan, dan bagaimana arsip-arsip tersebut dikaptur dan dikelola, diberi bentuk serta konteksnya. Pada arsip konvensional, isi, struktur dan konteks dari arsip akan terlihat dengan sendirinya, sedangkan pada arsip elektronik hal ini tidak demikian. Oleh karena itu, praktik pengelolaan arsip harus juga mempertimbangkan konteks, struktur dan isi dari suatu arsip untuk dikaptur sebagai bukti dari aktivitas bisnis di mana ia dihasilkan.

            Mungkin kekurangan yang paling signifikan dari penerapan pendekatan daur hidup arsip dalam lingkungan bisnis secara elektronik yang dinamis saat ini adalah cara bagaimana ia menangani penilaian dan penyusutan arsip. Kenyataan yang ada adalah sebagai berikut.

a.       Volume arsip elektronik yang sangat banyak dan kenyataan bahwa kebanyakan berada di luar sistem pengelolaan arsip tradisional, yakni disimpan di PC, laptop, database, server surat elektronik.

b.      Bahwa arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah dimanipulasi, diubah atau dihilangkan tanpa terlacak. Penilaian dan penetapan status akhir dari arsip-arsip tersebut pada fase akhir daur hidupnya sulit untuk dilakukan atau kalaupun arsip-arsip ada, integritas dan reliabilitas arsip-arsip tersebut mungkin tidak memadai lagi untuk memenuhi ketentuan sebagai bukti atau informasi baik untuk saat ini maupun masa mendatang.

2. Pendekatan Records Continuum

            Records continuum merupakan pendekatan alternatif untuk pengelolaan arsip, apa pun formatnya, yang dikembangkan oleh para peneliti dari Monash University. Australian Standard AS 3490-1996 mendefinisikan istilah records continuum sebagai. “…, the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives” (“...., seluruh eksistensi arsip. Merupakan suatu rejim manajemen arsip yang konsisten dan koheren mulai dari saat penciptaan arsip (dan bahkan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pengelolaan arsip), hingga preservasi dan penggunaan arsip tersebut sebagai arsip statis”) Pendekatan records continuum memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Ia memandang perlunya mengelola arsip dari perspektif aktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikannya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup. Dengan menempatkan penyusutan sebagai tahap terakhir dari daur hidup suatu arsip, pendekatan daur hidup tidak menekankan perlunya untuk merancang sistem yang dapat memastikan pengkapturan arsip-arsip yang memiliki nilai jangka panjang di awal fasenya.

            Masalah ini menjadi sangat penting dengan semakin meningkatnya volume informasi yang diciptakan dan disimpan dalam format elektronik. Kecuali jika dilakukan kontrol pada saat pengkapturan bukti dari aktivitas bisnis yang menyatu dengan sistem pengelolaan arsip organisasi yang bersangkutan, informasi yang relevan atau elemen-elemennya dapat diubahubah atau dihapus.

            Records continuum melihat pengelolaan arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan yang dapat terjadi lintas beberapa dimensi. Proses dan perkembangan arsip ini terbentuk dari aktivitas-aktivitas bisnis sejak dari suatu arsip dibuat. Ia mempertimbangkan sejak awal arsip-arsip apa yang perlu diciptakan untuk memberikan bukti dari suatu aktivitas bisnis atau transaksi. Ia melihat sistem-sistem dan aturan-aturan apa yang diperlukan untuk menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dikaptur ke dalam suatu sistem pengelolaan arsip dan dipelihara (meliputi akses, keamanan, dan penyimpanan) sesuai dengan nilai dari arsip-arsip tersebut sebagai bukti bagi korporasi dan untuk tujuan-tujuan kemasyarakatan. Oleh karenanya, pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapan pun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan.

            Pendekatan ini juga mengakui bahwa data kontekstual dan data struktural yang ditambahkan pada dokumen atau arsip elektronik untuk menjamin kelengkapannya sebagai bukti dari aktivitas bisnis perlu dikaptur. Dalam hal ini, records continuum melihat arsip dalam empat dimensi, yaitu sebagai berikut.

a.       Penciptaan dokumen – penciptaan arsip atau dokumen (isi).

b.      Penciptaan data kontekstual dan struktural – penciptaan metadata (yakni data yang menunjukkan konteks dari dokumen tersebut dan struktur atau bentuknya serta bagaimana ia berelasi dengan arsip-arsip atau entitasentitas lainnya). Hasil dari proses ini adalah suatu arsip yang „lengkap‟.

c.       Pengkapturan ke dalam memori korporasi – pengkapturan arsip ke dalam sistem pengelolaan arsip yang resmi yang menyediakan fasilitas penyimpanan, temu balik dan penggunaan arsip, umumnya bagi pengguna dalam organisasi yang bersangkutan.

d.      Pengkapturan ke dalam memori masyarakat atau memori kolektif – pengkapturan dan penggunaan arsip yang dibutuhkan untuk akuntabilitas masyarakat atau referensi (misalnya penyerahan ke arsip nasional untuk dibuatkan jalan masuk dan dibuka aksesnya bagi masyarakat).

            Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, di mana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian teknologi informasi.

The Records Continuum model presents an overview of the recordkeeping dynamic that transcends time and space. Adapted from the Records Continuum diagram originally developed by Frank Upward, Senior Lecturer at Monash University.

Gambar 1.3.

Pendekatan Records Continuum

C. TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL

Arsip Konvesional (Manual)

           Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik. Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru,

Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

1.      Jumlah arsip selalu bertambah,

2.      Investasi media penyimpanan

3.      Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.

4.      Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja.

5.      Kertas mudah rusak.

6.       Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :

1.      Tidak tergantung pada hubungan listrik.

2.      SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.

3.      Aman terhadap virus computer

Siklus Hidup Arsip Manual

     Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini.

     Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (life cycle model).

1.      Penciptaan arsip

Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang.

2.      Pemanfaatan arsip

Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.

3.      Penyimpanan arsip

Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan

4.      Retrieval

Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.

5.      Disposisi

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan

Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

1. Pencacahan.

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.

2. Pembakaran.

Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.

3. Pemusnahan kimiawi.

Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

4. Pembuburan.

Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain yang menuntut pengamanan yang tinggi.

Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:

·         Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan

·         Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif

·         Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan

·         Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif

·         Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri

·         Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia.

         Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya, bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan.

D. TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA ELEKTRONIK

Arsip  Digital (Elektronik)

            Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

            Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

            Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

1.      Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.      Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.      Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.      Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.      Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

6.      Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

7.      Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

8.      Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1.      Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

     Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2.      Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

     Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik

     Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut:

1). Tahap Pemilihan

            Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2). Tahap Pemindaian

            Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3).  Tahap Penyesuaian

            Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4).  Tahap pendaftaran

            Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

5) Tahap pembuatan berita acara

            Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik:

            Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

            Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

            Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.

            Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

            Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain:

a.       Media Magnetik (magnetic Media)

b.      Disk Magnetik (magnetic disk)

c.       Pita magnetik (magnetic tape)

d.      Kaset (cassette)

e.       Media optik ( Optical Media)

Sumber:

http://repository.ut.ac.id/4158/1/ASIP4429-M1.pdf