Analisis Disaster Planning dalam Pengelolaan Perpustakaan

Analisis Disaster Planning dalam Pengelolaan Perpustakaan, bencana dan strategi penganggulangannya!

Bencana merupakan anugerah dan berkah yang harus dihadapi oleh manusia terutama yang hidup di bumi ini terutama pada daerah rawan bencana. Kedatangan bencana secara tiba-tiba tidak dapat dihindari tetapi harus dihadapi. Manusia tidak perlu takut pada bencana, tetapi manusia harus dapat menghadapi bencana. Bencana merupakan hasil dari proses alam dan sosial. Kondisi alam suatu wilayah memiliki potensi bahaya, dapat muncul sebagai bencana alam (geo-hazard).

            Definisi tentang bencana bermacam-macam, menurut Setyowati, dkk., bencana sebagai sebuah dampak kegiatan atau resiko yang memberikan efek negatif terhadap manusia. Gustavo menjelaskan secara umum bencana sebagai pengaruh yang diterima manusia sehingga menjadikan manusia menjadi kehilangan dan menderita kerugian. Dengan kata lain, dikatakan sebagai bencana apabila kejadian bencana membawa kerugian bagi manusia. Manusia mempunyai kemampuan untuk meminimalkan resiko, kalau resiko dapat diminimalkan, maka bencana dikatakan dapat teratasi atau berkurang dampaknya.

            Dari sekian banyak bencana yang pernah ada, salah satu bencana yang pernah saya alami yaitu bencana banjir yang merendam tempat tinggal saya, walaupun air yang masuk tidak sampai sebetis, tetap berisiko terhadap rekod-rekod yang saya miliki, apabila saya menempatkan rekok-rekod tersebut pada tempat penyimpanan yang tidak berada tinggi dari permukaan tanah maka kemungkinan rekod yang saya miliki akan mengalami kerusakan, sehingga bisa menyebabkan kerugian terutama kerugian dari hilangnya hak atas sesuatu karena ketiadaan atau kerusakan rekod dan juga kerugian finansial untuk memperbaiki atau menciptakan kembali rekod tersebut.

            Banjir merupakan proses alam dan bencana yang sangat mengkhawatirkan bagi penduduk yang tinggal di sekitar sungai-sungai besar. Jenis banjir meliputi: genangan, banjir lokal, banjir kiriman, banjir pasang surut air laut (Rob), banjir bandang. Faktor- faktor penyebab banjir disamping curah hujan sebagai sumber utama penyebab banjir, kondisi biofisik wilayah juga ikut menentukan. Curah hujan yang sangat tinggi atau salju yang meleleh secara cepat di daerah-daerah tangkapan air, membawa air lebih banyak lagi ke dalam sistem hidrologi. Sedimentasi dasar-dasar sungai akibat kerusakan lahan pada hulu DAS dapat memperburuk kejadian banjir.

            Mekanisme kerusakan akibat banjir adalah genangan dan aliran air dengan tekanan mekanis air mengalir secara cepat. Arus yang bergerak atau bergejolak dapat meruntuhkan dan menghanyutkan orang-orang dan binatang di kedalaman air yang relatif dangkal saja. Puing-puing yang terbawa oleh air juga merusak dan melukai. Bangunan-bangunan rusak arena pondasi-pondasi yang tergerogoti oleh air dan tiang-tiang penyangga. Lumpur, minyak dan polutan-polutan lain yang terbawa oleh air menjadi tertimbun dan merusak tanaman pangan dan isi-isi bangunan. Banjir dapat merusak sistem-sistem pembuangan kotoran, mengakibatkan polusi terhadap tempat-tempat persediaan air dan bisa menyebarkan penyakit. Kejenuhan tanah bisa menyebabkan tanah longsor atau rusaknya tanah (Coburn, et al. 1994).

            Strategi-strategi mitigasi utama terhadap banjir adalah, mengatur tata guna tanah dan perencanaan lokasi untuk menghindari dataran berpotensi banjir menjadi tempat dari elemen-elemen yang rentan. Rekayasa bangunan di dataran banjir untuk menahan kekuatan banjir dan rancangan lantai yang ditinggikan. Infrastruktur yang tahan rembesan. Partisipasi masyarakat, dapat digiatkan dalam bentuk pembersihan sedimentasi, konstruksi parit. Kesadaran akan adanya denah banjir. Rumah-rumah yang dibangun tahan terhadap banjir (material tahan banjir, pondasi-pondasi yang kuat) Praktek-praktek pertanian yang cocok dengan banjir. Kesadaran akan penebangan hutan. Praktek-praktek yang ada merefleksikan kesadaran: daerah-daerah penyimpanan dan ruang tidur yang berada tinggi dari permukaan tanah. Kesiapan evakuasi banjir, perahu-perahu dan peralatan penyelamatan.

            Dari uraian diatas bisa diambil beberapa strategi untuk penanggulangan bencana di kemudian hari, ada beberapa hal yang bisa dilakukan, yaitu:

1.      Membuat tempat penyimpanan dan ruang tidur atau tempat tidur yang berada tinggi dari permukaan tanah.

2.      Kesiapan terhadap banjir, meletakkan barang-barang yang mudah rusak akibat air saat banjir di tempat yang tinggi dari permukaan tanah.

3.      Merancang lantai rumah yang ditinggikan.

4.      Membuat infrastruktur yang tahan rembesan.

5.      Melakukan pembersihan sedimentasi secara rutin dalam periode tertentu, konstruksi parit.

6. Melakukan pendigitalisasian rekod-rekod atau arsip untuk keselamatan penyimpanan dan aksesibilitas yang mudah pada arsip.

            Arsip vital yang dimiliki seseorang atau organisasi sangatlah berharga, karena apabila arsip tersebut rusak atau hilang, bisa mengakibatkan kerugian bagi seseorang bahkan juga organisasi. Arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Sedangkan menurut UU No. 43 tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media.

            Digitalisasi adalah konversi bahan analog tradisional seperti buku, peta, dan kertas lainnya menjadi salinan digital dan elektronik. Menurut Business Dictionary bahwa digitalisasi adalah konversi informasi analog dalam bentuk apa pun (teks, foto, suara, dan lain-lain) ke bentuk digital dengan perangkat elektronik yang sesuai (seperti pemindai atau chip komputer khusus) sehingga informasi tersebut dapat diproses, disimpan, dan ditransmisikan melalui sirkuit digital, peralatan, dan jaringan.

            Penerapan digitalisasi arsip memberikan manfaat baik dari segi efisiensi dan kemudahan mengakses arsip antara lain:

a.       Penyimpanan mudah

Dokumen dapat dipindai dan disimpan secara elektronik dalam sistem manajemen yang terpusat dan dapat dikonfigurasi, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan fisik salinan kertas (di rak, lemari, kotak, ruangan, dan lain-lain).

b.      Akses mudah

Karena sistem dokumen digital dikonfigurasikan dan dikelola secara terpusat, dokumen yang diperlukan dapat segera diakses. Ini membantu mengambil dokumen apa pun selama audit, pelaporan, pertanggungjawaban, dan lain-lain.

c.       Dapat diakses dari mana saja

Menyimpan dokumen digital di "cloud" dapat memungkinkan akses dari mana saja (hanya oleh pengguna yang disetujui dengan kredensial yang diperlukan) melalui komputer dengan akses internet tersedia.

d.      Penghematan waktu

Pencarian melalui lemari arsip dapat menjadi sesuatu yang sudah ketinggalan. Dalam sistem dokumen digital, konten dapat ditemukan dalam beberapa detik melalui opsi pencarian.

e.       Aksesibilitas ganda

Banyak orang dapat secara bersamaan melihat/menggunakan dokumen yang sama dari beberapa lokasi.

f.        Peningkatan layanan pelanggan

Sistem manajemen dokumen digital membantu pengguna untuk mengakses data yang diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga memungkinkan layanan pelanggan yang lebih baik.

g.      Keamanan

Dokumen digital disimpan dalam lingkungan yang aman (Local hard drives Network drives, Cloud, Backup drives, CDs and DVDs, Flash drives), dan dapat diakses hanya oleh pengguna yang berwenang, yang memberikan keamanan lebih dibandingkan dengan sistem berbasis kertas, di mana dokumen yang salah penempatan atau salah penanganan adalah masalah umum.

h.      Pengurangan biaya

Mungkin ada penghematan biaya yang signifikan baik secara berwujud maupun tidak berwujud. Ada lebih sedikit biaya untuk kertas, pencetakan, dan aksesori terkait serta dalam ruang penyimpanan dan pengaturan. Di sisi lain, penghematan waktu mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi, yang mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

i.        Kesiapsiagaan dan pemulihan bencana

Seluruh dokumen organisasi dapat disimpan hanya dalam satu komputer. Selain itu, dokumen digital mudah dicadangkan. Dalam hal terjadi bencana alam atau buatan manusia, pemulihan dari cadangan jauh lebih mudah dan lebih cepat dengan dokumen digital daripada dengan dokumen kertas. Terutama jika versi digital disimpan dalam "cloud", selalu ada di sana.

j.        Perpindahan mudah

Pindah dari kantor lama ke kantor baru atau berbagi dokumen antara beberapa lokasi jauh lebih mudah dan lebih cepat dengan dokumen digital dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

            Dari beberapa manfaat diatas ada beberapa poin yang berfokus pada penyimpanan arsip, arsip yang disimpan dalam bentuk elektronik dalam penyimpanan cluod akan terhindar dari kerusakan akibar bencana, khususnya bencana banjir, tidak membutuhkan alat penyimpanan fisik, mempercepat pengaksesan dimana saja dan kapan saja, dan juga arsip terhindar dari pengguna yang tidak bertanggung jawab, hanya pengguna yang berwenang yang bisa mengaksesnya dikarenakan perlunya password untuk mengaksesnya.

---

Referensi:

Dewi Liesnoor Setyowati. 2019. Pendidikan Kebencanaan.Semarang: Universitas Negeri Semarang. hlm. 1 diakses pada 14 Mei 2019 dari http://lp3.unnes.ac.id/v2/wp-content/uploads/2019/03/Pendidikan-Kebencanaan-Suplemen-MKU-Pend.-Konservasi-.pdf

Yakin Bakhtiar Siregar, “Digitalisasi Arsip Untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesibilitas” Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan Vol 4 No 1 (Maret, 2019). hlm. 74 diakses pada 14 Mei 2019 dari http://jurnal.stiks-tarakanita.ac.id/index.php/JAK/article/download/192/135